La ley de Pareto

La Ley de Pareto

Las personas, en realidad, se quejan más de falta de tiempo que de falta de dinero. Lo cierto es que el tiempo es más precioso, por escaso, que el dinero. Si se pierde una suma de dinero siempre se puede recuperar, pero el tiempo una vez ha pasado no vuelve jamás. De ahí su valor.

Es la ley de Pareto: «El 20% de tu tiempo crea el 80% de tus resultados». Dicho de otro modo, para un nivel de cumplimiento del 80% con trabajar el 20% de la jornada es suficiente. El resto se va en detalles. Son 100 minutos al día, con eso basta. Pero cien minutos intensos, haciendo lo que de verdad cuenta.

Entonces, ¿en qué se ocupa el resto de la jornada? Lo hemos visto en el ejercicio Actividades de poca o ninguna rentabilidad de la lección 1: en mover papeles de una parte a otra, contestar emails, reunirse, hablar y hablar, leer mensajes con power points con musiquitas, reuniones innecesarias, viajes injustificables, visitas sin cita, papeleo absurdo, llamadas telefónicas interminables, conversaciones en los pasillos con gente que no sabe qué hacer, interrupciones intolerables…

Pregunta: ¿Cómo comerse una ballena?
Respuesta I: a bocados.
Respuesta II: entre muchos.
Secreto I: desmenuza en tareas pequeñas un gran proyecto, y lo terminarás.
Secreto II: delega las tareas pequeñas del gran proyecto, y lo terminarás.

A medida que se complica mi agenda tengo que aprender a gestionarla. Como es relativamente sencillo anticipar y pensar qué debo hacer la semana siguiente, parece razonable centrarse en el aquí y ahora. El trabajo es más sencillo cuando te lo tomas a sorbos. Una cosa cada vez.

Delega cuanto puedas, en esto es mejor el exceso que el defecto. Seguro que piensas que nadie lo hará mejor que tú, pero es que no se trata de conseguir el Oscar a la perfección, ¡lo que persigues es tu libertad! Puedes delegar el 80% de tus tareas que crea el 20% de tus resultados, tampoco es tanto. Son tus tareas de bajo rendimiento. ¡Solo estás dejando en manos de tus colaboradores el 20% de tu negocio pero liberas el 80% de tu tiempo! ¿No es genial?

«No basta con estar ocupado… la cuestión es: ¿en qué estamos ocupados?» (Henry David Thoreau). No se trata de hacer más, sino de hacer lo que cuenta. Los manuales y cursos que pretenden que hagamos más en menos tiempo son un fracaso. Aunque siempre habrá quien acuda a ellos con la esperanza de descubrir un secreto para conseguir que un día tenga más horas de las que tiene. Imposible, y de ser posible, acabaría por quedarse corto también. Estar muy ocupado no significa nada si lo que te ocupa no es lo correcto. Muchas personas hacen tareas que en realidad no son necesarias. ¿Cómo lo sé? Porque no les conducen a ningún lado. Es como si corriesen, como un ratón, dentro de su rueda que no les lleva a ninguna parte, salvo al agotamiento.

Al final, todo consiste en utilizar el tiempo disponible para lo importante. Divide el día en compartimientos de tareas. Por la mañana una cosa, o las que sean, y por la tarde otras: las mañanas al futuro, las tardes al presente; las mañanas a lo que marca la diferencia y el liderazgo, las tardes a la escena; la mañana para desarrollar y la tarde para promocionar mi modelo. Un 72% de las personas no planifican su tiempo porque no «tienen tiempo» para ello.

Pregúntate y escríbelo: ¿cuál es el mejor uso de mi próxima hora? Tu jornada no debería contemplar más de dos prioridades, dos grandes asuntos al día. Y basta. Estar ocupado no significa nada de nada, hasta un holgazán está ocupado en no hacer nada. Todos inventamos tareas innecesarias (surrealistas) para no tener que hacer las necesarias.

¿Resultados o tareas? Yo lo tengo claro, ¿y tú? El emprendedor, el bueno al menos, no busca estar ocupado, persigue resultados. Por ejemplo, no escribas un libro (tarea), construye un best seller (resultado); no salgas a vender (tarea), construye una cartera de clientes con el perfil A (resultado). ¿Ves la diferencia entre tareas y resultados?

Los resultados son importantes, las tareas suelen ser urgentes aunque no necesariamente importantes. Por ejemplo, el timbre del teléfono es una urgencia que atender pero no tiene por qué ser importante (imagina que es alguien que se equivocó de número). Moraleja: lo urgente hace ruido, lo importante es silencioso.

Pregúntate: ¿pongo lo importante en primer lugar?

Usa el planificador y distribuye tus proyectos por meses. Si tomas un calendario con todo el año a la vista, y vas anotando cada mes los retos profesionales que te propones
cumplir, tendrás una visión global de lo que esperas en tu año. “Un objetivo sin un plan es sólo un deseo” -Antoine de Saint-Exupéry-.

Tu tiempo cuenta, y si no que le pregunten a tu familia, que apenas te ve. Enfócate en lo importante. En esto deberás ser implacable. ¿Qué es lo más importante que podrías hacer para lograr el mayor impacto en tu propósito? Si una tarea no te acerca un poco más a tu meta, es que no vale la pena. Descártala.

La buena gestión del tiempo no se concreta en hacer más tareas en menos tiempo, sino en hacer lo que cuenta con más talento. El rendimiento se mide en talento aplicado, no en tiempo empleado. Ya puedes tirar tu reloj.

El tiempo es más valioso que el dinero. Puedes conseguir más dinero, pero no puedes conseguir más tiempo –Jim Rohn-.

Ley de Pareto: 20/80

Lo importante no son las horas que hayas invertido en un trabajo, sino cómo lo has realizado.

Hace unos años, cuando todavía trabajaba en el negocio de los seguros, Antonio, un joven que se había incorporado a mi organización unos meses antes, estuvo hablando conmigo para pedirme información sobre aquellos aspectos que pudieran ayudarle a aumentar su productividad. Lo primero que me dijo fue: «Trabajo duro, pero tengo la impresión de que el día no tiene el suficiente número de horas para poder visitar a los clientes potenciales suficientes y para cerrar tantas ventas como necesito para conseguir las cosas que quiero para mi familia».
Enseguida me di cuenta que se trataba de un problema de gestión de tiempo. Otros vendedores de nuestra organización estaban consiguiendo mayores ingresos dedicando mucho menos tiempo a la semana que el que empleaba Antonio. Le entregué unos impresos del programa Análisis de la Utilización Del Tiempo Diario y le pedí que llevara un registro detallado de la utilización de su tiempo durante una semana y que luego me lo entregara. Al final de la semana, Antonio me devolvió su resumen.

Tareas Horas
Desplazamientos ……………………………………….. 15
Atención a los clientes existentes………………… 6
Realización de informes de ventas………………. 5
Presentaciones de ventas…………………………… 5
Estudio de información sobre el producto……. 5
Reuniones…………………………………………………. 3
Papeleos varios …………………………………………. 2,5
Búsqueda de clientes potenciales……………….. 2
Llamadas telefónicas para concertar citas …….. 1,5
Reuniones con directores de ventas ……………. 1 TOTAL…………………… 46 horas

Ordenó la lista en función de las actividades que le llevaban más tiempo. Me estuve preguntando si quizás había escrito la lista dos veces para haber conseguido una ordenación tan clara. La estudié cuidadosamente durante unos minutos, y después se la devolví a Antonio y le dije, «¿Puedes mostrarme cuál de todas estas actividades te genera más ingresos en concepto de comisiones?». Repasó su lista con detenimiento y me dijo, «¿Por qué?, creo que realizando presentaciones de ventas». Le pedí que pusiera un número uno en ese apartado y que después decidiera cuáles de los demás apartados le suponían más comisiones.

Volvió a estudiarlo todo de nuevo y dijo, «Obviamente, realizar llamadas telefónicas para concertar citas con mis clientes potenciales». Así que puso un número dos en ese apartado y siguió con el resto de la lista, distribuyendo los apartados en función de su contribución al éxito de Antonio. La lista quedó de la siguiente manera:

Tareas Horas

1. Presentaciones de ventas……………………………. 5
2. Llamadas telefónicas para concertar citas …….. 1,5
3. Búsqueda de clientes potenciales……………….. 2
4. Atención a los clientes existentes……………….. 6
5. Desplazamientos ………………………………………………. 15
6. Realización de informes de ventas……………… 5
7. Reuniones……………………………………….. 3
8. Estudio de información sobre el producto……. 5
9. Reuniones con directores de ventas ……………. 1
10. Papeleos varios ………………………………………….…….. 2,5 TOTAL…………. 46 horas

Al volver a echar una ojeada al listado nuevo, quedó patente que Antonio empleaba la mayor parte del tiempo en actividades poco rentables. Las dos actividades más importantes presentaciones de ventas y llamadas telefónicas para confirmar citas ocupaban solamente 6 horas y media en toda la semana. Le entregué a Antonio el principio de 20/80 que yo a mi vez había aprendido de mi primer director de ventas:
El ochenta por ciento de los resultados que se alcanzan, suele venir casi invariablemente del veinte por ciento de las tareas que se realizan.

Antonio se dio cuenta rápidamente de que si pudiera aumentar la cantidad de tiempo que empleaba en las principales tareas de su lista, podría aumentar rápidamente su productividad y, por lo tanto sus ingresos.

El embudo y la ley de Pareto

  Presentaciones de ventas                      Búsquedas, estudios, informes
       Llamadas para citas               Atención al cliente, reuniones
             Desplazamientos, papeleos

        Más productivo                                  Menos productivo
  Más resultados                 Menos resultados   

Se puede llegar a la misma determinación de prioridades en cualquier tipo de trabajo, aunque el impacto sobre los resultados no se observe o se aprecie tan rápidamente. Los apartados de más alta rentabilidad de tu trabajo serán aquellos que ofrezcan los mejores resultados a la hora de alcanzar una mayor productividad en tu trabajo, o en tu entorno social, en tu tiempo libre y con tu familia. Los apartados de mayor rentabilidad ofrecen beneficios, disfrute y felicidad, contribuyendo a alcanzar metas importantes para ti, para tu negocio y para tu familia.

La identificación de los apartados de mayor rentabilidad no sirve solamente para determinar cuáles son los que vas a trabajar más, sino que también te proporciona la forma de determinar el nivel de excelencia o de perfección que vas a aplicar en tu trabajo. En algunas tareas, la perfección resulta vital. Un análisis de producción que ofrezca resultados deficientes, puede ser consecuencia de una gestión deficiente basada en una información poco rigurosa.

Cuando te dispongas a preparar el informe y a determinar que tus cifras son exactas, puede resultar que el mismo nivel de perfección sea inadecuado una vez que comiences a redactar el informe. Resulta una pérdida de tiempo pedirle a tu secretaria que vuelva a redactar de nuevo todo el informe solamente porque este contenga un error tipográfico, cuando dicho error puede corregirse fácilmente. Se da por hecho que la página resultante escrita a máquina no va a quedar tan limpia y clara con las distintas anotaciones que hayas tenido que hacer, sin embargo, la información contenida en la misma estará siempre disponible. El tiempo que se tarda en volver a escribir el informe, sumado al tiempo que se necesita para revisarlo, puede ocasionar que dicho informe llegue demasiado tarde al grupo de gestión como para que sea de utilidad.

Utiliza el mismo tipo de planteamiento inteligente a la hora de establecer las prioridades y los niveles en las actividades relacionadas con el hogar. Es obvio que los niños pequeños no pueden realizar las tareas con la misma eficacia o perfección con la que las realizan sus padres. Sin embargo, los beneficios de ofrecer a los niños la oportunidad de contribuir al confort y a la felicidad del conjunto familiar realizando las tareas del hogar, compensa la falta de perfección. Puede que la cama no quede del todo perfecta si la hace un niño, pero de esta forma ellos aprenden a asumir responsabilidades personales a la hora de contribuir al confort de la familia y al suyo propio. En consecuencia, se puede disponer de mucho más tiempo libre para disfrutar de actividades que sean interesantes para todos.

Mientras escuchas la Lección Tres, pasa al Plan de Acción y cumplimenta el ejercicio titulado Listado del Tiempo 20/80. Este ejercicio te ayudará a determinar exactamente qué cantidad de tiempo deseas emplear en las actividades de mayor rentabilidad y que te puedan ayudar a conseguir una retrospectiva de tus hábitos en el empleo del tiempo. Puedes comenzar además a identificar algunos de los cambios que deberías llevar a cabo. Planifica la forma de introducir cambios pequeños y graduales en tus hábitos y que te ayuden a conseguir el éxito. Cuando intentes llevar a cabo un cambio sencillo, ya habrás comenzado a experimentar un notable éxito. El éxito te proporciona el estímulo y la fuerza necesarios a medida que avanzas, para acometer cambios mayores en el empleo de tu tiempo. La Lección Siete te proporciona información sobre las técnicas para el empleo del tiempo en esta área.

Protege tus prioridades

Incluso después de que hayas identificado los apartados de mayor rentabilidad de entre tus actividades diarias, no te resultará siempre fácil disponer de tanto tiempo como te gustaría para llevar a cabo esas actividades. Aquí incluimos cinco sugerencias para crear más apartados de mayor rentabilidad:

1. Responsabilízate de tus actitudes.

Si has seguido la sugerencia de la Lección Dos para establecer prioridades en tus actividades como algo Imperativo o Importante para planificar y controlar tu tiempo, es posible que algún día te haya resultado imposible cumplir con los pasos principales, por no hablar de los apartados más importantes. No importa lo cuidadosamente que hayas realizado la planificación o la firmeza con la que hayas establecido las prioridades, las demandas de los demás, las situaciones inesperadas y las peticiones insistentes de ayuda, suelen amenazar con destruir el día más meticulosamente planificado.

Mientras que algunas situaciones de emergencia y peticiones son completamente legítimas, muchas otras no lo son; es más fácil decir, «se fiel a tus prioridades», que realmente serlo. La respuesta recae en la forma en que te comportas respecto a tus actitudes.

Si te sientes presionado o frustrado, recuerda que no puedes controlar las circunstancias externas, o lo que otras personas digan o hagan. Sin embargo, eres responsable de tus sentimientos y debes responder ante ellos. Si te sientes presionado, es porque has elegido reaccionar al estímulo externo con la sensación con la que te hallas bajo una situación de estrés. Cuando aceptas una responsabilidad personal respecto a tus sentimientos, y decides la forma en la que te vas a sentir, puedes entonces tomar el control de cualquier situación.

Puedes ser altamente creativo a la hora de confeccionar un plan para tratar tus sentimientos. Una estrategia simple, como es la de cerrar la puerta de tu despacho cuando no desees que te interrumpan o cuando estés ordenando tu mesa, a fin de reducir la distracción que pudiera provocar el trasiego del pasillo, reduce la presión o la frustración hasta niveles sorprendentes.

Si te sientes culpable cuando decides no cumplir con aquellas obligaciones que puedan echar por tierra tu propia planificación del tiempo para un día determinado, recuerda que te sientes culpable porque en alguna parte de tu conciencia, estás respondiendo a una antigua decisión de tu infancia conforme a la cual te disponías a hacer lo que los demás querían que hicieras, de forma que recibieras la aprobación de los otros. Seguramente esa vieja actitud ya no es válida. Ahora eres libre de decidir por ti mismo la mejor manera de emplear el tiempo.

Trabajos que nunca he intentado realizar.

Una forma de tratar los sentimientos del pasado es confeccionar una tercera lista de las posibles actividades que podríamos denominar como Trabajos que nunca he intentado realizar. Puede simplemente hacerse una carpeta y recoger notas relacionadas con esos trabajos. Incluye todas aquellas cosas que las demás personas quieren que hagas y que no te vayan a ayudar a alcanzar tus metas. Haz una lista además con todo lo que sientas que «deberías» hacer o con aquellas actividades en las que «deberías» participar.

Coloca esta lista en un cajón y échale un vistazo pasada una semana. Si todavía piensas lo mismo sobre esos trabajos, toma la firme decisión de que nunca los vas a realizar. Una vez tomada la decisión, haz una bola con el papel y tírala a la papelera. La acción física de tirar el papel a la papelera se convierte así en un símbolo emocional de tu decisión, y te proporciona además una sensación de relajación y de autoconfianza, capaz de eliminar cualquier resto de culpabilidad que pudieras experimentar con relación a esos «debería». Eliminando estos trabajos, te estás liberando para centrarte en tus prioridades más importantes.

Aprende el arte de saber delegar.

Otra habilidad que te puede ayudar a mejorar tu capacidad para dedicar la parte más importante de tu tiempo a los apartados de mayor rentabilidad, es el arte de saber delegar. Hay que realizar muchas actividades, pero puesto que otros pueden hacerlo mejor que tú, o no entrañan una dificultad especial o porque se trata de actividades de poca rentabilidad, es mejor delegar en otras personas de forma que puedas emplear tu tiempo en aquellas actividades que requieran una mayor capacidad y que sean más inmediatamente productivas.

Cuando te enfrentes a las dos necesidades de cumplir con el análisis de la producción y ordenar el archivo, deberás decidir la conveniencia de delegar la responsabilidad de ordenar el archivo en otra persona. Proporciónale a esa persona una descripción breve y clara de los materiales que se deben guardar almacenados permanentemente y de los que pueden ser eliminados. Cualquier elemento que presente una duda sobre su destino, deberá quedar apartado para su posterior supervisión y decisión final. De esta forma, tendrás que ver solamente una parte del material, en lugar de tener que verlo todo. Puedes terminar el informe y tener el archivo ordenado al mismo tiempo.

Claro que muchas veces nos sentimos más útiles cuando hacemos todo, ordenar el archivo, hacer el informe y dos o tres cosas más, pero el precio a pagar es alto: muy poca productividad, más horas de trabajo y otras consecuencias no deseadas.

Toma decisiones con rapidez.

La capacidad para tomar buenas decisiones de forma rápida y con el mínimo margen de duda, es una excelente herramienta de trabajo. Aprende a reconocer la diferencia entre las decisiones triviales y relativamente importantes y las decisiones grandes y vitales.

Por ejemplo, si vas a realizar una presentación a los directores del departamento de marketing para mostrar un nuevo concepto que te ha llevado varias semanas desarrollar, es importante que vistas de una manera adecuada. Sin embargo, si empleas demasiado tiempo en decidir qué te vas a poner para asistir a la reunión y llegas veinte minutos tarde, habrás arruinado todo el esfuerzo.

La indecisión puede echar por tierra además la idea global, y destruir su aceptabilidad. Si no puedes decidir sobre unos cuantos detalles y presentas tu plan con tantas alternativas que los directores se sienten confundidos sobre el propósito básico, puede que estos rechacen la idea en su totalidad.

No olvides que tomas decisiones responsablemente, y que aceptas esa responsabilidad personal para tomar las decisiones adecuadas cuando has reunido la información suficiente, así como para posponer decisiones importantes si consideras que necesitas información adicional. La alta rentabilidad conseguida al ahorrar tiempo, es consecuencia de tu capacidad para valorar la importancia relativa de cada decisión tomada, para reconocer el tiempo adecuado de decisión, y además para tomar tu decisión con confianza.

Cómo tramitar la documentación eficazmente.

La documentación debe tratarse con cuidado, de forma ordenada y progresiva, a fin de que te permita trabajar con cada documento una sola vez.
Para cumplir con este objetivo, establece una cantidad de tiempo determinada para revisar el correo que te vaya llegando. Siempre que sea posible, permite que sea tu secretaria quien revise y abra los e-mails, cartas, dividiéndolos por orden de importancia, comenzando por lo que deba ser atendido durante las 24 horas siguientes. Después puedes separar lo que deba ser atendido en los 10 días siguientes, y por último, crear una tercera categoría denominada «para su información», incluyendo aquí lo que no sea urgente.

Este plan de revisión del correo permite prestar atención en primer lugar a los apartados de mayor rentabilidad. Si dedicas un poco de tiempo a enseñar a tu secretaria la forma en la que deseas ordenar los correos, conseguirás disminuir los problemas que crea la gestión de la documentación.

Y si no es posible delegar esta tarea, establece reglas y una metodología que permite ordenar el correo con criterios. Cualquier opción es buena antes que aceptar que todo es urgente y debe ser procesado “para ayer”.

Cuando te dispongas a ordenar toda la documentación que tengas acumulada, toma una decisión inmediata sobre el destino de cada documento. Busca una respuesta; envía cada documento a la persona adecuada junto con tu firma o con una anotación mostrando tu aprobación o la toma de una decisión por tu parte, o emprende simplemente cualquier otra acción que consideres necesaria.

Muchas veces la acción más acertada respecto a un documento en particular, es la de solicitar la información adicional que necesites para actuar en consecuencia. Pide la información inmediatamente y coloca la memoria original en tu planificador en el lugar que indique la fecha en la que esperas recibir una respuesta a tu pregunta.
Una carta recién llegada puede representar una tarea que supondrá unas dos semanas de trabajo. Obviamente, no puedes dejarlo todo y comenzar a trabajar en ese proyecto inmediatamente. El procedimiento más adecuado para atender a esa carta es escribir tu primera acción a tomar en tu programa y para un momento adecuado. Si puedes comenzar a trabajar en tu proyecto hoy, incluye una pequeña acción a tu lista de cosas más importantes. Si necesitas comenzar el viernes, ponlo en el calendario para ese día y escribe la tarea a realizar en tu planificador en un lugar en el que sepas que vas a consultar cuando llegue el viernes.

Mucha gente se pierde entre montañas de papeles innecesarios. Examina los informes y los impresos con los que estás trabajando. ¿Son todos absolutamente necesarios? Si no lo son, tíralos. Aprende a tirar las cosas una vez que ya no tienen utilidad. Pide que te eliminen de bases de datos o de listas de distribución o crea reglas para los correos que no te interesan. Recuerda que la mejor estrategia para recibir menos correo es escribir menos correo.

La palabra escrita es uno de los inventos más importantes de la civilización, y uno de los que con más frecuencia se abusa. Intenta controlar el flujo de papeles que pasen por la mesa de tu despacho. Sé creativo a la hora de encontrar la forma de gestionar la documentación inteligentemente, a fin de alcanzar tus metas. Protege tus prioridades; ¡el tiempo extra y la satisfacción conseguida bien merecerán el esfuerzo realizado!

Resumen y afirmación

El principio 20/80: el 80 por ciento de los resultados obtenidos se consiguen con el 20 por ciento de las actividades realizadas.

AFIRMACIÓN

Yo consigo mis metas empleando la mayor parte de mi tiempo en las actividades de mayor rentabilidad.

La identificación de los apartados de mayor rentabilidad proporciona una base segura para establecer prioridades y seguirlas fielmente.

AFIRMACIÓN

Cuento con una serie de prioridades razonables y planifico mis actividades en base a dichas prioridades.

Tanto actitud respecto al uso del tiempo como la de elección de prioridades, son cuestiones de responsabilidad personal.

AFIRMACIÓN

Acepto mi responsabilidad en todo lo relacionado con mis sentimientos, mis actitudes y mis elecciones. Nadie más puede dictármelas. Elijo mis propias prioridades y me siento bien con mi decisión.

Delegar las cuestiones menos importantes, tomar decisiones rápidamente y gestionar la documentación eficazmente, ayuda a aumentar la eficacia en el uso del tiempo.

AFIRMACIÓN

Utilizo el arte de delegar, la toma de decisiones rápida y la gestión eficaz de la documentación, de forma habitual.

Escribe a continuación una afirmación relacionada con las mejores ideas que has anotado en esta lección. Procura que sea en primera persona, positiva y motivadora.