Antes de empezar … prioriza

Priorizar

Permíteme transmitirte estos cuatro simples pasos para el Éxito:

El primer paso son las buenas ideas.

Conviértete en un coleccionista de buenas ideas. Mi mentor me enseñó a llevar un planificador cuando tenía veinticinco años y yo lo he seguido haciendo hasta ahora. Estas buenas ideas pasarán a mis hijos y a mis nietos. Si escuchas una buena idea, captúrala y anótala. No confíes en tu memoria. Luego, en una tarde tranquila, repasa las ideas porque pueden cambiar tu vida, salvar tu matrimonio, las ideas que te sacaron de la bancarrota, las ideas que te ayudaron a ser exitoso, las ideas que te hicieron tener una situación desahogada. Qué buena revisión. Repasar la colección de ideas que has recogido durante años. Por eso, ser un coleccionista de buenas ideas para el negocio, para tus relaciones, para tu futuro, es una gran inversión.

El segundo paso es tener buenos planes.

Un buen plan para el día, un buen plan para el futuro, un buen plan de salud, un buen plan para casarse. Construir cualquier cosa es como construir una casa, necesitas tener un plan. Aquí tenemos una buena pregunta sobre el manejo del tiempo: ¿Cuándo deberías empezar el día? Respuesta: Tan pronto como lo hayas acabado (me refiero al plan).

Construir una vida es como construir una casa. Qué pasaría si te pones a colocar ladrillos y alguien te pregunta, “¿Qué estás construyendo?” y tú dices, “No tengo la menor idea” Verás como alguien viene y te pondrá fuera del asunto. Por lo tanto, no empieces la casa hasta que tú no lo hayas acabado (el plan).

Ahora, ¿será posible acabar la casa antes de que tú lo empieces? Sí, suena raro pero es posible, pero sería tonto empezar antes de haberlo acabado. No: sería una mala idea para manejar el tiempo. No empieces el día hasta que esté muy bien definido – al menos el perfil del día -. Deja algo de espacio para improvisar. Deja algo de espacio para otras estrategias, pero acábalo antes de empezarlo.

Aquí tienes la siguiente idea que es un poco más desafiante: no empieces la semana hasta que tú lo hayas terminado. Desarróllala, estructúrala, luego ponla a trabajar. Después tienes el siguiente reto, un poco mas difícil: no empieces el mes hasta que no lo hayas acabado (el plan).

Finalmente la mayor de todas, no empieces el año hasta que no lo hayas terminado en papel. No es una mala idea, hacia el final del año, sentarse junto con tu familia para estructurar los planes familiares, sentarse para planear tus negocios, sentarse con tus asesores para ver tus inversiones y trazar un mapa de todo el año… las propiedades a comprar, las propiedades a vender, los sitios a visitar con la familia, desarrolla tu año.

Yo finalmente aprendí a hacerlo. También fue muy útil para mi familia enseñarles dónde aparecían en mi calendario. Como saben que yo acostumbro a planificar mis cosas de negocios y me acostumbré a planificar mis seminarios y conferencias en mi calendario, me decían mis hijos, “¿Dónde estamos en el plan de Juego?”. De esta manera tú deberías hacerlo para tus hijos, para tu pareja, para tus amigos.

El tercer paso para el éxito, es aprender a manejar el paso del tiempo.

Toma tiempo concluir una carrera, toma tiempo hacer cambios, por eso dale tiempo a tu proyecto, dale tiempo a tu gente. Si estás trabajando con gente, dales tiempo para aprender, crecer, cambiar, desarrollarse, producir. Y lo más importante, date tiempo tú mismo.

Toma tiempo dominar algo nuevo. Toma tiempo hacer cambios y alteraciones y refinamientos en tu filosofía, así como en tu actividad. Date tiempo tú mismo para aprender, tiempo para hacer, tiempo para lograr algo de “momentum”, tiempo para finalmente alcanzar tus logros. Es fácil impacientarse con uno mismo. Recuerdo la primera vez que traté de amarrarme los zapatos, me parecía que me iba a demorar una eternidad. Finalmente lo logré y no duró una eternidad, pero a mí me parecía que no aprendería nunca, solo fue cuestión de tiempo.

Mi madre me enseñó a tocar el piano. “Esta es la escala de la mano izquierda”, me dijo y me pareció fácil. Luego ella me dijo, “Esta es la escala de la mano derecha”, y también me pareció fácil. Luego ella me dijo, “Vamos a tocar con las dos manos al mismo tiempo” y yo le dije, “Bien, ¿cómo puedo hacer eso? Cada una por separado es fácil, pero… ¿al mismo tiempo?”

Mirando a una mano y luego a la otra, finalmente lo pude hacer. Luego recuerdo el día que me dijo, “Ahora vamos a leer la música y tocar con ambas manos”. En ese momento pensé, “No puedo hacer todo eso a la vez”. Pero como se imaginarán, un poco confundido al comienzo, comencé a leer la música, a mirar cada mano, y me tomó algo de tiempo pero lo logré. Luego recuerdo el día que mi madre me dijo, “Ahora vamos a leer la música, tocar con ambas manos y mirar a la audiencia”. Yo pensé, “¡Ahora sí estamos yendo muy lejos!” ¿Cómo puede ser posible eso? Pero añadiendo una cosa a la vez y dándome tiempo de dominar cada una antes de comenzar la siguiente pude lograrlo.

De manera que la conclusión es: date tiempo a ti mismo, tú puedes convertirte en mejor profesional, tú puedes dominar el arte de ser padre o madre, tú puedes dominar el arte de administrar el tiempo, optimizar tus recursos, trabajar en equipo. Date tu tiempo.

Finalmente el último paso; aprender a solucionar problemas.

Problemas de negocios, problemas familiares, problemas financieros, problemas emocionales, etc. – un desafío para todos nosotros -. Esta es la mejor manera de enfrentar un problema: cambia la palabra problemas por la palabra retos, considera que todo es una oportunidad para crecer. Cambia si tienes que hacerlo, haz modificaciones si hace falta, descarta una vieja filosofía que no está trabajando bien por una nueva.

La mejor frase que me enseñó mi mentor fue cuando me dijo, “Si tú cambias, todo cambiará para ti.” Eso me llegó al corazón, y con toda seguridad conforme yo cambiaba, las cosas también cambiaban para mí.

Por eso, aprende a coleccionar buenas ideas, tener buenos planes, manejar el paso del tiempo y a afrontar retos, ¡y estarás en el camino a lograr más éxitos de los que hubieras podido imaginar!

La necesidad de la planificación

La gran línea divisoria que separa al éxito del fracaso, puede expresarse en tres palabras: “No tuve tiempo” (Franklin Field)

Luis se sobresaltó cuando sonó la alarma de su despertador. Abrió un ojo y tanteó en busca del botón de la alarma. Intentó después poner un pie en el suelo y entonces se acordó de que había programado su despertador para que sonara quince minutos antes de la hora precisa a fin de reducir las prisas normales en la familia a primera hora de la mañana. “¡Lo que pueden cambiar quince minutos!”, pensó “¡No me imaginaba que iba a estar tan dormido!” Luis se relajó y decidió concederse cinco minutos más. Lo siguiente que sintió fue a su mujer empujándole de la cama y diciéndole que se habían quedado todos dormidos.

Luis se apresuró a comenzar su rutina de todos los días. Cogió una camisa y descubrió que le faltaba un botón cuando ya se la había abotonado. Al haberse hecho ya demasiado tarde, decidió que debía irse sin desayunar. Corrió al coche y ya estaba en camino cuando se dio cuenta de que se había dejado el maletín en el recibidor de su casa. Había aquel día más tráfico de lo habitual, y llegó al aparcamiento de su oficina unos quince minutos tarde. “Bueno, al parecer no soy el único que ha llegado tarde, allí está Antonio aparcando su coche también”. Los dos amigos entraron juntos e inmediatamente se vieron envueltos en la discusión de una idea que se había estado debatiendo en la reunión sobre planificación de la semana pasada.

Permanecieron de pie en el pasillo hablando durante unos minutos para terminar su conversación. Cuando Luis llegó por fin a su escritorio, se encontró con una montaña de notas con llamadas pendientes de contestar. Para cuando terminó de contestar a todas las llamadas, ya tenía otra montaña, esta vez de correo, esperándole, por lo que se puso a leer un periódico comercial que tenía encima del resto del correo.

Había terminado de leer un interesante artículo, cuando José se pasó por su mesa para recordarle que tenía una reunión que empezaba en cinco minutos. Luis dejó el periódico y decidió ir a por una taza de café durante el camino hacia su reunión. La reunión acabó casi a la una del mediodía, así que algunos compañeros suyos se fueron a tomar un almuerzo ligero que se alargó charlando sobre las posibilidades de ganar la liga del equipo local. Cuando volvieron a la oficina a las tres, Luis se encontró con otra montaña de llamadas y con más papeles acumulados encima de su mesa, y todavía tenía que hacer dos llamadas urgentes a las que no había podido atender anteriormente. Cuando dieron las seis, todavía estaba ocupado y se tuvo que ir a casa con una gran cantidad de trabajo y de llamadas para hacer durante la tarde.

El problema de Luis es obviamente el de una falta total de planificación. Permite que los sentimientos momentáneos propicien el encuentro con otras personas y distraerse a la vez con temas poco importantes. Seguirá sintiéndose presionado, sobredimensionado e infeliz con su nivel de productividad hasta que aprenda a planificar de forma constructiva y a imponer el orden y la eficacia en su trabajo diario.

El estudio de los hábitos del tiempo

Antes de que puedas llevar a cabo ningún cambio real en la forma en la que organizas y gestionas tu tiempo, debes saber cómo inviertes en este momento las horas del día. Muy pocas personas son capaces de ofrecer un informe exacto sobre cómo emplean su tiempo. Al igual que Luis, van siempre deprisa de una actividad a otra, siempre ocupados, siempre con prisa, y siempre sorprendidos de que se les haya escapado el tiempo antes de haber concluido su trabajo.

La mala gestión del tiempo es el resultado de haber seguido con los viejos hábitos establecidos en respuesta a las circunstancias. Los hábitos son acciones tomadas sin una decisión consciente. Estos surgen de la repetición constante sobre la toma de decisiones en el pasado, que con el tiempo ha llegado a ser un modelo automático de respuesta a una situación común. Puesto que los hábitos son automáticos, estos funcionan por debajo del nivel de alerta. En consecuencia, puede que no seas plenamente consciente del tipo de hábitos que regulan el uso de tu tiempo.

Para conseguir estar alerta sobre la forma en la que habitualmente controlas tu tiempo, comienza hoy mismo, la primera vez que escuches la Lección Dos, a llevar un registro de tus actividades diarias.

Se incluye un formulario de Análisis del Uso del Tiempo Diario junto con el Plan de Acción al final de esta lección, así como instrucciones para realizar un estudio sobre los hábitos de tiempo. Para este estudio, no intentes llevar a cabo cambios en la forma en la que gestionas tu tiempo ahora mismo. Ten siempre a mano el Formulario de Análisis y registra todo lo que hagas durante el día. Cuanto más exacto sea el registro, más aprenderás.
Sigue las instrucciones para completar el Resumen del Tiempo Semanal a fin de concretar las actividades de la semana. Revisa tu resumen cuidadosamente y comprueba todo lo que hayas sido capaz de aprender sobre tus hábitos de tiempo actuales.

Cómo fijar las prioridades del tiempo

Una vez que hayas completado el Resumen del Tiempo, compáralo con las listas realizadas en la Lección Uno sobre las actividades que hayan supuesto una mayor contribución a tus ingresos y como satisfacción personal para ti, tus propias actividades clave. Compara la cantidad de tiempo que hayas empleado en las actividades más rentables y más gratificantes, con el tiempo dedicado a las actividades menos importantes y de bajo rendimiento que hayas identificado en la Lección Uno.

El estudio de los hábitos de tiempo demuestra que la mayor parte de las personas dedican demasiado tiempo a los temas de poca rentabilidad. Este estudio introspectivo te coloca en la posición de fijar algunas prioridades nuevas en el uso del tiempo. Solamente llevando a cabo planes específicos y reservando tiempo deliberadamente para ejecutar esos planes, podrás encontrar la forma de concentrarte en las actividades de máxima rentabilidad.

A medida que establezcas prioridades nuevas y planes para organizar tu tiempo, irá siendo más necesario involucrar a otras personas en la planificación del mismo. Los miembros de tu familia, socios, superior jerárquico, secretaria y todos sus compañeros, son parte importante del éxito de tu plan. Intenta involucrarlos en la forma adecuada, explicándoles las prioridades de tu tiempo y animándoles a ayudar contribuyendo al éxito de tu plan. Además, es importante estar siempre dispuesto a cooperar con ellos en la realización de sus planes para conseguir el éxito, y de esta manera, aumentar la efectividad operativa.

La planificación del tiempo

El éxito depende en gran medida de los planes para alcanzar metas importantes. Sí encuentras dificultades a la hora de buscar un bloque de tiempo para hacer planes a largo plazo, comienza reservando tiempo para las actividades frecuentes a corto plazo y para la planificación diaria. Esta fórmula proporciona el beneficio inmediato de un mejor uso del tiempo. Puedes además descubrir que has abierto espacio adicional para las actividades a largo plazo en el futuro. Este planteamiento práctico y a corto plazo ofrece además un seguimiento rápido del éxito. Acumular experiencias positivas te animará y dará confianza para comenzar a planificar y fijar metas a más largo plazo.
A medida que apliques estos principios de planificación, verás multiplicados tus resultados:

Utiliza solamente un único sistema de planificación personal.

Limpia tu zona de trabajo de anotaciones y papeles sueltos, y comienza a registrar todo en un planificador mejor que en papelitos sueltos.
Utilizar un solo sistema evita concertar dos citas al mismo tiempo, o concertar demasiadas citas con mucho tiempo de descanso entre cada una de ellas, reduciendo el tiempo necesario para conseguir un trabajo productivo. Utilizar un solo sistema permite ver de una sola vez las distintas actividades que hayas organizado para la semana y para el mes. Siempre sabrás el tiempo que necesitas para planificar y para otras actividades.

Lleva siempre contigo el sistema de planificación.

Ten en cuenta que vas a estar contrayendo y aceptando compromisos todo el día, por lo que tu sistema deberá ir siempre contigo a fin de registrarlo todo y evitar olvidos o malos entendidos. Deberás anotar las fechas de las citas y de las reuniones en cuanto tengas certificación de las mismas. Cuando obtengas información importante para tus metas, anótalo en tu sistema, para que la puedas utilizar de forma inmediata en el futuro.

Reserva dos o tres horas al mes para planificar.

Reserva tiempo al final de cada mes para definir tus metas personales y profesionales del mes siguiente y para desarrollar los pasos a seguir para alcanzarlas.
Establecer bloques de tiempo mediante este sistema, antes de que comience el mes siguiente, te ayudará a comenzar el nuevo mes con un punto de partida más definido. Te asegurarás de que habrás cristalizado en tu mente las actividades clave y que te reportarán beneficios tangibles e intangibles. Cuando comience el mes, te encontrarás en una mejor posición para centrarte en las prioridades de máxima rentabilidad de ese mes.

Utiliza tu planificador mensual para organizar las prioridades principales.

Revisa tus principales metas personales y profesionales, y organiza bloques de tiempo dedicado a ellas, cuando planifiques tu trabajo. De esta forma, las actividades urgentes que suelen surgir no conseguirán llevarse el tiempo dedicado a las actividades más importantes de tu vida y a tus metas a largo plazo.
Tómate cinco minutos para planificar y organizar cada día, basándolo en tus metas y en las actividades de máxima rentabilidad.

Organiza las prioridades de cada día.

Determina el valor de cada tarea, dividiéndolas en Clave o en Importantes, y después utiliza cada grupo de tareas atendiendo a su prioridad – 1, 2, 3, A, B, C, etc.
Establecer prioridades ayuda a centrarte en llevar a cabo en primer lugar las actividades de máxima rentabilidad.

Dividir las actividades en categorías de Clave o Importante.

Los temas Clave o Imperativos son aquellos que deben completarse totalmente si quieres alcanzar tus metas. Comienza a trabajar inmediatamente en los temas Imperativos y revísalos una vez que los hayas completado. Cuando ya hayas terminado todos los temas Imperativos, entonces podrás pasar a la lista de los temas Importantes y conseguir terminar la mayor parte de los mismos.

Por supuesto, algunos de los temas de la lista de Clave deberán realizarse a una hora específica del día. Por ejemplo, puede que tengas una cita a las 3:30; si has terminado todos los otros temas Imperativos a las 2:00, podrás hacer más cosas hasta que llegue la hora de la cita. La idea global de dividir los temas en categorías de Imperativos e Importantes, es la de establecer prioridades y concentrarse en terminar las tareas de máxima rentabilidad. Durante el día, toma notas sobre las prioridades que vayan surgiendo para mañana.

A veces ocurrirá que una actividad imperativa debe realizarse por la tarde, después de haber realizado otras tareas menores, esto no llegará nunca a ser un problema si se ha protegido convenientemente la prioridad en el planificador.

Establece un procedimiento …

… para procesar o atender cada tema de tu lista. A este método se le llama “cierre del día”.
Decide qué es lo que deseas hacer con el trabajo inacabado de cada día. Decide si lo vas a abandonar, si lo vas a delegar, o si lo vas a retrasar pasándolo a otro día. Algunos de los temas Importantes que no hayas terminado ahora puede que sean Imperativos mañana. Ponlos en la primera línea de la lista de mañana. Los acontecimientos del día pueden hacer cambiar las circunstancias de forma que no sea necesario abordar alguno de los temas pendientes. Elimina esos temas de tu lista. Comprueba tus citas y notas sobre los temas que necesites que aparezcan en tu lista de Imperativo o Importante para mañana.

Utiliza un marca páginas …

… Para registrar todos tus compromisos y promesas en un solo lugar.

Utiliza marcadores de páginas para registrar los detalles de tus ideas nuevas, direcciones, listas, conversaciones, fechas importantes, información sobre las reuniones, etc.; o utiliza esos mismos marcadores para llevar a cabo un registro diario de entradas. Mantén esas notas en tu sistema de forma que tengas siempre disponible la información cuando la necesites. Puedes colocar las páginas en orden alfabético y situarlas en la parte trasera de tu documentación, de forma que puedas localizar la información rápidamente cuando la necesites.

Gestiona tu capacidad de comunicación de forma eficaz.

Aprende a utilizar el Planificador de Notas sugerido en el Plan de Acción de esta lección. Si tienes clientes a los que visitas con frecuencia, separa las notas referidas a los temas que necesites comentar y haz un grupo con esos temas. De esta forma un solo contacto puede servir para distintos propósitos. Si alguien te llama o te envía un correo, comprueba el Planificador de Sesiones para ver qué otros temas puedes tratar con esa persona y evitar así tener que contactar en otro momento.

Agrupa además tus llamadas a distintas personas de forma que puedas hacerlas todas a un mismo tiempo y que sea en un momento adecuado para ti. Reservar espacios de tiempo para realizar llamadas telefónicas, es una forma eficaz de completar tu comunicación. Puede ayudarte llevar un listado diario de contactos y de seguimiento.

Controla tu progreso hacia tus metas personales y profesionales.

Establece un sistema de seguimiento o de gráficos que te permita medir tu progreso hacia tus metas. Tu sistema de seguimiento te permitirá saber en qué lugar te encuentras respecto a tus metas, y te ayudará a establecer tus prioridades basándose en las áreas que necesiten más atención. El seguimiento diario te ayuda además a modificar tu comportamiento para crear hábitos de gestión de tiempo mejorados, ¡manteniendo un registro escrito de tus progresos, disfrutarás de la satisfacción de ver crecer tu productividad personal y profesional!

Resumen y afirmación

La planificación orienta sobre la evolución del día.

AFIRMACIÓN

Comienzo cada día con metas positivas y con un plan de acción para llevarlas a cabo.

El conocimiento sobre la forma en la que se va a utilizar el tiempo ahora, proporciona la información necesaria para diseñar cualquier cambio deseado.

AFIRMACIÓN

Sé cómo utilizar mi tiempo.

Estableciendo prioridades firmes elimino cualquier confusión sobre las actividades del día.

AFIRMACIÓN

He identificado mis propias actividades clave y empleo mi tiempo trabajando en ellas.

Un plan de gestión del tiempo por escrito me proporcionará la motivación necesaria para tomar las medidas adecuadas para alcanzar mis metas.

AFIRMACIÓN

Sigo la evolución de la realización de mis metas mediante un plan por escrito.

La planificación efectiva del tiempo me proporciona momentos para trabajar, para el ocio, para el cuidado de la salud y para las amistades.

AFIRMACIÓN

Mis metas diarias y mensuales están adecuadamente equilibradas e incluyen todas mis necesidades más importantes y mis metas más importantes.

Escribe a continuación una afirmación relacionada con las mejores ideas que has anotado en esta lección. Procura que sea en primera persona, positiva y motivadora.