Acerca de la delegación

Hay una frase que resuena en mi cabeza cuando hablamos de delegación: no hay empresarios fracasados, solo hay empresarios que no supieron delegar eficazmente.

Sabemos que hay dos cosas que las personas son capaces de cambiar por cualquier otra cosa, incluso sexo o dinero, son el éxito y el reconocimiento. Es curioso observar, a pesar de habernos hecho mayores, que seguimos siendo como niños. Alcanzamos el mayor nivel de satisfacción personal cuando hemos conseguido montar el puzzle o la estructura de meccano, o tener la mesa para una merienda de muñecas perfectamente montada. Y alcanzamos el máximo de placer cuando papá o mamá elogian el buen trabajo realizado. No tiene precio.

Parece que las técnicas que más motivan son las menos practicadas, pese a ser muy fáciles de utilizar. Tenemos por un lado el reconocimiento, y bien mirado resulta que cualquier cosa puede ser objeto de reconocimiento. Tenemos por otra parte el éxito, y resulta que el éxito para las personas es conseguir lo concreto, de una forma consciente y habiendo actuado con constancia. Entonces ¿porqué resulta tan difícil delegar si es la excusa perfecta para desarrollar personas y conseguir estar dirigiendo un equipo automotivado?

Hay muchos empresarios que dicen que nadie les ha enseñado a delegar: ya tenemos la excusa perfecta, personalmente creo que a delegar no se puede enseñar, más bien se trata de manejar técnicas de motivación aplicadas a la delegación de tareas y método a la hora de gestionarlo.

Por lo tanto, el reto para el empresario, más que formar en determinadas tareas es “proponer” retos a las personas de su equipo y ayudarlas a conseguirlos con las herramientas adecuadas, con las indicaciones precisas y con el control necesario para que las personas aprendan a alcanzar objetivos por si mismas y aquí, si, elogiar y reconocer lo bien ejecutado y conseguido.

Delegar no es difícil, no al menos cuando se tienen las cosas claras y hay un plan para no perderse por el camino.

¿Se nace o se hace sabiendo delegar?

Dos ideas para centrar el problema:

1ª idea: somos capaces de hacer cosas bien o muy bien y, aunque somos capaces de enseñar a otros a hacerlo, seguimos haciéndolas o, si las delegamos, al día siguiente ya las estamos haciendo de nuevo.

2ª idea: cuando empezamos con nuestro negocio o despacho, hacíamos muchas cosas porque no había recursos y llegamos a dominar algunas tareas, el negocio fue creciendo y ya contamos con más recursos, pero ¡seguimos haciendo las mismas cosas que hacíamos antes!

¿Qué ocurre realmente? Al principio hablamos sobre buscar la excusa perfecta, eso de “tardo menos en hacerlo que en explicarlo”. En realidad esto se produce porque nos da miedo dedicarnos a cosas que no dominamos o por simple inconsciencia, aunque también por la inexistencia de un plan de acción específico como hemos indicado.

O sea: que la delegación no es un problema de otros, sino un problema personal del empresario o profesional.

En determinado momento, empezamos a delegar funciones que no dominamos o controlamos, pero seguimos haciendo muchas otras, las que dominamos. Esto demuestra que sí somos capaces de delegar pero nos encontramos a gusto haciendo aquello que dominamos.

Había un panadero que trabajaba de sol a sol, noches incluidas, pensando que si él no estaba al pie del cañón perdería clientes. No tenía vida. Tras un desvanecimiento y una noche en la UVI, un buen día decidió cambiar algo y los viernes delegó las funciones del obrador y dedicaba ese día a ver a los hosteleros de su barrio. Las ventas aumentaron un 40% y, además, se dio cuenta de lo apreciados que eran sus panes de semillas. Hoy produce pan, de hecho aumentó hasta 6 referencias el pan de semillas, para el mercado regional. Su facturación se ha incrementado en 5 años en un 580%. Él, como otros, pensaba que no podía faltar del obrador. Realmente era lo que dominaba y le costaba mucho dedicar su tiempo a una misión más estratégica. No puedo decir su nombre, pero ahora solo trabaja en el obrador en funciones de investigación y desarrollo de productos, tiene 3 comerciales y ha cambiado el horno a una ubicación más acorde con el aumento de la producción. No ha perdido a ninguno de sus clientes de toda la vida.

Las cifras hablan por si solas: solo un 10% de los empresarios o profesionales saben delegar, lo que me lleva a pensar con cierta obsesión en la primera frase de este artículo: no hay empresarios fracasados, solo hay empresarios que no supieron delegar eficazmente. Porque capaces si somos.

No existen las recetas mágicas

Hay algunos requisitos a cumplir para delegar de un modo eficaz:

Perder el miedo a la delegación. A que los demás no lo hagan como tú, a “perder más tiempo explicándolo que haciéndolo”.

Hay un dato preocupante: el 90% de los empresarios o profesionales son los empleados más caros de la empresa en relación a su productividad, a sus resultados. ¿A cuánto sale la fotocopia si es el gerente el que las hace?

Todo esto se supera con un plan de acción bien concebido.

Los motivos. ¡Ah! La motivación. ¿Para qué vas a delegar? ¿qué vas a conseguir haciéndolo? Un consejo personal: si eres capaz de escribir en una lista 20 motivos por los que vas a delegar tal función o tarea, posiblemente estés más entusiasmado por conseguirlo. ¿Vas a conseguir una tarde libre para dedicar a tu familia? ¿para hacer un poco de deporte? ¿una mañana para pensar y leer información sobre el mercado o sobre tendencias?

También, sí, tener motivos poderosos es especialmente útil para evitar la vuelta al pasado y retomar la tarea delegada, un grave error después de tomar la decisión de delegarla.

Tener claro a quien puedes delegar. Es importante elegir a la persona, pero muchas veces recibo la misma respuesta “no tengo a nadie a quien delegar”. Pues va a resultar que no delegamos porque no tenemos personas adecuadas. ¿A quién estamos reclutando? Otra vez al plan de acción: sin él no tenemos rumbo y no hacemos lo que debemos para garantizar el futuro de nuestra empresa.

Empleados felices son aquellos que tienen nuevos retos, se les ayuda a conseguirlos, se les valora el esfuerzo por alcanzarlos, se les reconoce el éxito y si es posible, se les recompensa. Pero seguimos teniendo un montón de empresarios que piensan que no merece la pena y no se dan cuenta que delegar es probablemente el método más eficaz y barato que existe de desarrollar personas y el negocio mejorando lo que ya hacemos bien.

Tan solo se trataría de encontrar los retos personales que moviesen a las personas a alcanzarlos. Al fin y al cabo, las personas hacen exactamente lo que se espera de ellas.

Fijar que hay que delegar. Un maestro me respondió en cierta ocasión a esta pregunta con otra pregunta: “¿porqué no empiezas con lo que otros pueden hacer mejor que tú y con lo que no te gusta nada hacer?”.

La misión del empresario, nos repetimos, es la estrategia de crecimiento, de desarrollo del negocio y de las personas, incrementar el valor añadido de servicios y productos y el control estratégico de todo esto.

Pero caemos en el terrible error de querer controlar como se están haciendo las funciones, tareas, proyectos o responsabilidades delegadas, queremos un calco exacto de cómo lo hacíamos nosotros, en vez de centrar la atención en los resultados. Hacemos las cosas de diferente manera, pero lo importante es lo que se consigue.

Dar autonomía. A la vez que se deja a un lado estar en el como, hay que tomar la firme determinación de dar la autonomía necesaria a la persona a la que se ha delegado la función o responsabilidad. Para perder el respeto que produce dejar algo relevante en manos de otro, conceder autonomía no está reñido con mantener una adecuada frecuencia de sesiones de control donde se pueden combinar intercambio de obstáculos y soluciones, propuestas de mejora y medición de lo alcanzado.

La medida de datos objetivos es la medida del éxito en la delegación.

Tener un plan por escrito. ¿porqué voy a delegar? ¿para qué voy a hacerlo? ¿qué entrenamiento es necesario? ¿formación adicional? ¿plazo de ejecución?. El asunto es lo suficientemente serio como para hacer un plan estratégico bien reflexionado, con todos sus pasos.

Somos muy de improvisar las cosas importantes y, claro, no salen bien. La planificación de la delegación realmente es sencilla, solo hay que decidir persona, beneficios, programa de entrenamiento, control de la función delegada y cuando quitar el paracaídas. Todo con fechas.

Porque resulta que el problema más grave en la delegación –fallida- es la falta de seguimiento. ¿De quién es la responsabilidad de control? ¿y la implementación de las diferentes fases?

Decíamos al principio que al empresario o al profesional nadie les ha enseñado a delegar. De la misma manera que nadie les ha enseñado a planificar o a comunicar de manera efectiva. Es muy importante tomarse en serio que la organización personal es la herramienta más poderosa con la que cuentan los dirigentes de las empresas para llevar los proyectos a cabo y alcanzar los objetivos. Por lo tanto, cuando un empresario no logra delegar, debería contar con especialistas, pues no es complicado conseguir resultados evidentes en pocas semanas. A veces, ser autodidacta no sirve de nada.

En resumen: la delegación es el arte de hacer ilimitado al empresario a través de sus colaboradores y, como hemos visto, la forma más barata de desarrollar el negocio y al equipo humano.

¡Buena delegación!

Pablo Romeo. Mentor 3pm®. Director smileconsultores.com