Demasiados email

Hablando con un cliente sobre las dificultades de gestionar el email, hemos sacado estas ideas prácticas:

Para recibir menos correo electrónico, enviar correo electrónico a menos personas.

Echar un vistazo rápido a la bandeja de entrada, marcar como no leído las cosas a gestionar y tirar las cosas que sin ser spam o publicidad, simplemente no me interesan.

Establecer una rutina horaria. Es más útil leer el correo en tres momentos diferentes del día que estar siempre pendiente de la bandeja de entrada.

Ser preciso en las respuestas, el asunto debe explicar bien de que tema se trata. Evitar asuntos del tipo: “ocho asuntos para gestionar”

Pensar un poco en los destinatarios/remitentes, no todo hay que responderlo a todos, no todos los c/c deben saber que soy educado, si por supuesto el remitente principal.

Acusar recibo de manera automática evita recibir más emails para saber si recibió el primero.

Saber desconectar cuando hay fuego. Si no se puede responder de manera rápida a un correo, igual hay que plantearse tener una entrevista o llamada telefónica para resolver el asunto, muchas veces la escritura es más lenta que una conversación con interacción.

Crear reglas no solo para la basura, sino también para los clientes, de manera que el correo de clientes vaya a una carpeta, p. ej: “gestionar/leer hoy” o  “comunidad A”, de manera que esta carpeta no esté en negrita al cerrar el día.

Marcar las cosas importantes con señales de colores diferentes (p.ej. verde, amarillo y rojo) para diferentes urgencias, de manera que se puedan gestionar todas las de un color solo agrupando mensajes.

Establecer pautas sencillas y claras para todo el equipo, si todos tienen el mismo criterio para gestionar el email, habrá menos demoras y conflictos del tipo “no es mi área de responsabilidad”

Si algún asunto requiere un esfuerzo de tiempo importante, estudiar, reflexionar, reunirse con varias personas en diferentes fases, utilizar el planificador para gestionarlo y no pretender resolverlo solo en la bandeja de entrada. Lo que no se filetea se hace enorme.

Desplazar todo el correo en que yo soy “c/c” a una carpeta que se llame, p. ej. “Información” y limpiarla cuando tengamos un rato tranquilo.

Considerar el email como lo que es: una herramienta de trabajo. Como tal, ni sirve para todo ni se debe usar para todo.

Eliminar sin contemplaciones el pop-up “tienes un mensaje nuevo”, no sirve para nada más que para quitar concentración cuando estás trabajando en un proyecto, un presupuesto, una memoria o un informe.

Por último, un consejo: aunque te parezca mentira, no todo el mundo espera que respondas un email en un minuto, si es posible que tú te lo creas. De ti depende gestionar el correo como si fuese una bomba de relojería.